

Motivando a
las personas mediante la alineación de sus objetivos con los objetivos de
la organización
Para muchas personas que trabajan en entornos empresariales
modernos, es difícil recordar un momento en que los empleados no estaban
involucrados e interesados en la estrategia corporativa y los objetivos.
Generalmente estamos recordando la declaración de la misión corporativa,
tenemos reuniones de estrategia donde se revela la "meta grande" y se
nos invita a participar en algunas decisiones, y somos conscientes de cómo
nuestro día a día contribuye a estos objetivos corporativos.
Pero este tipo de gestión no ha estado ahí desde siempre:
Es un enfoque denominado Dirección por objetivos, un sistema
que trata de alinear los objetivos de los empleados, con los objetivos de la
organización. Y esto asegura que todos tienen claro lo que deben hacer, y cómo
eso beneficia a toda la organización.
Es muy fácil ver por qué este tipo de gestión tiene sentido.
Cuando las partes trabajan al unísono, la totalidad funciona
sin problemas también.
Y al concentrarte en lo que estás tratando de lograr, puedes
discriminar entre las tareas que deben ser completadas, y las que son sólo una
pérdida de tiempo valioso.
Antecedentes:
Dirección por Objetivos fue introducido por Peter Drucker en
la década de 1950, y escrito en su libro en 1954, La Práctica de la Gestión. Se
ganó una gran atención y fue ampliamente adoptada hasta la década de 1990
cuando parecía desvanecerse en el olvido.
En parte, la idea pudo haberse convertido en víctima de su
propio éxito: se convirtió en una parte tan importante de la forma en que se
conducen los negocios que pudiera parecer que ya no es extraordinario, ni
siquiera digno de comentarse. Y en parte se desarrolló en la idea del Balanced
Scorecard, que proporciona un marco más sofisticado para hacer esencialmente lo
mismo.
Uso de la Administración por Objetivos
Peter Drucker describe el proceso de cinco pasos para DPO
mostrado en la siguiente figura.
Cada etapa tiene problemas particulares que deben abordarse
para que todo el sistema funcione eficazmente.
Explicaré estos pasos a continuación:
Para apoyar a la misión, la organización debe establecer
metas y objetivos claros, que a su vez necesitan ir cascada abajo de un nivel
de organización al siguiente, hasta llegar a todos.
Para realizar metas DPO, y una determinación de objetivos
más efectiva, Drucker utiliza el acrónimo SMART para establecer objetivos
alcanzables y para que la gente se sienta responsable.
Drucker estableció que las metas y objetivos deben ser:
• Específicos
• Medibles
• Acordados (en relación con el principio de gestión
participativa)
• Realistas
• En relación con el tiempo
La "A" en SMART significa "acuerdo". Aunque a veces significa "alcanzable",
pero con DPO, el acuerdo sobre los objetivos es un elemento fundamental: no es
suficiente para las metas y objetivos, que se establezcan en la parte superior
y luego se dicten. deben fluir, a través de varias etapas de acuerdo. Ya que el
único objetivo que se va a cumplir es el que se haya acordado.
Es mucho más fácil conseguir que las personas se responsabilicen
de lograr la meta, si tienen participación en su desarrollo
Para cada objetivo, es necesario establecer objetivos claros
y normas de funcionamiento, de esta forma puedes supervisar el progreso de la
organización. Y son importantes para comunicar los resultados, y para evaluar
la idoneidad de los objetivos que se han fijado.
Todos tienen que entender cómo sus objetivos personales
coinciden con los objetivos de la organización. Esto se hace mejor cuando las
metas y objetivos de cada nivel se comparten y discuten para que todos entiendan
"por qué" las cosas se están haciendo, y luego establezcan sus
propias metas para alinearse con las de los demás. Esto aumenta la propiedad de
los objetivos de la gente.
En lugar de seguir ciegamente las órdenes de los
gerentes y supervisores, los empleados en un sistema de DPO saben lo que
hay que hacer y lo que no es necesario que les manden a hacer.
Al presionar la toma de decisiones y la responsabilidad a
través de la organización, motivas a la gente a resolver los problemas que
enfrentan con inteligencia, y les provees la información que necesitan para
adaptarse de manera flexible a las circunstancias cambiantes.
A través de un proceso participativo, cada persona en la
organización establecerá sus propios objetivos, que apoyan los objetivos
generales del equipo, que apoyan los objetivos del departamento, que apoyan los
objetivos de la unidad de negocio, y que apoyan los objetivos de la
organización.
En un sistema de DPO, los empleados son más auto-dirigidos
que jefe-dirigidos. Si esperas este tipo de desempeño independiente de los
empleados, hay que darles las herramientas que necesitan.
Una vez que hayas establecido qué es de lo que ese alguien
puede responsabilizarse, debes proporcionar la información y los recursos
necesarios para lograr los resultados. Y también debes crear un mecanismo para
el seguimiento de los avances hacia los objetivos acordados.
Debido a que las metas y objetivos SMART, son medibles, tienes
que crear un sistema de vigilancia que señale cuando las cosas están fuera de
control.
Este sistema de monitoreo tiene que hacerse con suficiente
antelación para que los temas puedan ser tratados antes de que amenacen el
logro de las metas.
Con el efecto cascada, ninguna meta se establece de forma
aislada, por lo que no reunirse para establecer los objetivos en un área
afectará las metas en todas partes.
Por otro lado, es esencial que te asegures de que los
objetivos no están conduciendo a un comportamiento adverso, debido a un mal
diseño.
Por ejemplo, en un centro de atención a clientes, para
lograr la meta de terminar todas las llamadas dentro de siete minutos, podría
ser útil alentar a los empleados a manejar cada llamada rápidamente, y no
perder tiempo innecesario en el chat.
Sin embargo, podría ser que las llamadas de los clientes
sean cada vez más complejas, tal vez a causa de un nuevo producto defectuoso, y
los operadores de call center dan por concluida la llamada después de 6 minutos
y 59 segundos, con el fin de cumplir con su objetivo, provocando que los
clientes vuelvan a llamar frustrados por no haber resuelto el problema.
En esta situación, el proceso de control debe remover el
cambio en el entorno de metas y cambiar el objetivo apropiadamente.
Establecer un plan específico para la supervisión del
rendimiento de objetivos y el desempeño de las metas, una vez al año, no es
suficiente.
Las DPO mal implementadas tienden a tensar el
establecimiento de metas sin el monitoreo de estas. Aquí es donde debes tomar
control del desempeño, y demandar responsabilidad.
Piensa en todas las metas que se han establecido y no se
lograron. Tener buenas intenciones no es suficiente, se necesita una ruta clara,
caracterizada por puestos de responsabilidad.
Cada meta debe tener pequeños objetivos, y un método para
mantenerse en la cima de cada uno.
DPO está diseñado para mejorar el rendimiento en todos los
niveles de la organización. Para asegurar que esto suceda, es necesario establecer
un sistema de evaluación integral.
Cuando los objetivos se han definido de manera
específica, medible, y basados en el tiempo, el aspecto de la evaluación de la
DPO es relativamente sencillo. Los empleados son evaluados en su desempeño con
respecto al logro de las metas. Y todo lo que queda por hacer, es verificar el
logro de las metas para recompensar.
Los empleados deben recibir retroalimentación sobre sus
propias metas y objetivos. así como los de la organización.
Asegúrate de recordar el principio participativo: Cuando
presentes los resultados de toda la organización, tienes otra oportunidad de
vincular presentaciones individuales de cada uno de los grupos. En última
instancia, de esto se trata DPO, y cuando se hace bien, puede estimular el rendimiento
y la productividad en toda la organización.
Cuando recompensas a los cumplidores de objetivos, envías un
mensaje claro a todos, de que el logro de metas se valora, y que el proceso de
DPO no es sólo un ejercicio, sino un aspecto esencial de la evaluación del
desempeño.
La importancia de la evaluación justa y precisa del rendimiento
destaca el porqué de establecer metas e indicadores medibles y claros, es
esencial para el sistema de DPO.
Después de haber pasado por este proceso de cinco etapas, el
ciclo comienza de nuevo con una revisión de los objetivos estratégicos corporativos
a la luz de los resultados y el monitoreo del entorno.
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